Галия Хамитова, старший тренер Erickson College International (Канада), президент представительства Erickson International в Средней Азии и на Кавказе, генеральный директор компании Step & Grow. О том, как можно эффективно руководить бизнесом, находясь вне стен офиса.
Галия Хамитова, старший тренер Erickson College International (Канада), президент представительства Erickson International в Средней Азии и на Кавказе, генеральный директор компании Step & Grow.
С каждым годом я все больше времени провожу в разъездах. Бизнес развивается и растет географически, приходят заказы на организацию и проведение тренингов из других городов и стран. Популярность коучинга в Астане настолько возросла, что мы решили открыть представительство, которое эффективно работает второй год. Каждый месяц я провожу тренинги в Грузии, работаю в России. Мои поездки связаны как с работой, так и с обучением. Весной я летала в Лондон на семинар Тони Роббинса и в Санкт-Петербург на программу Стивена Гиллигена и Роберта Дилтса.
Казалось бы, коллектив может расслабиться, так как руководителя часто не бывает в городе. Такие люди сюда просто не попадают. Всех сотрудников отличает высокий уровень осознанности. Они не нуждаются в тотальном контроле. Большая часть работает удаленно. Мне и самой не нужно находиться в офисе даже тогда, когда я в Алматы. Достаточно проводить стратегические встречи и поддерживать связь с коллективом. Сейчас много способов коммуникации.
Что помогает мне быть эффективным руководителем?
План работы на месяц
В начале месяца сотрудники составляют себе план работы на месяц. Он тесно связан с текущими проектами. Например, рассылку о новых программах мы начинаем делать за несколько месяцев. Уточню, что я могу вписать туда какие-то поручения, но чаще всего люди сами оценивают объем работы. Этот же план является отчетом о работе в конце месяца. Я смотрю на графу "Статус" и понимаю, кто как поработал.
Учет времени
Мы пробуем внедрять в управление принципы кайдзен. Одна из рекомендаций — учет времени, которое затрачивается на выполнение тех или иных задач. Поскольку я сама работала в разных сферах, от финансов до связей с общественностью, то знаю, как долго составляется финансовый план или готовится описание тренинга для размещения на сайте. Еженедельный отчет помогает сотрудникам и мне понять, куда уходит время, и соотнести эту информацию с результатами работы.
Использование облачных сервисов
Для связи с теми, кто работает удаленно, мы используем облачные сервисы Google Drive и Dropbox. Каждый создает папку проекта, все остальные могут пользоваться этими документами. План работы и учет времени тоже ведется там. Находясь в любой точке мира, я могу быть в курсе того, что происходит в компании.
Мессенджеры
WhatsApp и Facebook уже давно вышли из разряда средств личного общения. Мы используем чат для коммуникации между сотрудниками. Также кураторы групп создают чаты, где они общаются с нашими студентами. Я в свою очередь наблюдаю за ходом работы над проектом: кто продолжит обучение в следующем модуле программы, сколько межмодульных встреч проводит куратор и т. д.
Стратегические встречи
У нас нет еженедельных планерок, совещаний и всего того, что присутствует в крупных компаниях. Тем более наши сотрудники не просто перемещаются из одного кабинета в другой, чтобы обсудить текущие дела и планы. Кому-то необходимо добираться до офиса с другого конца города. Это время можно потратить более эффективно. Поэтому мы собираемся не чаще раза в месяц и говорим о глобальных задачах. Детали шлифуем уже на встречах в рабочих группах по проекту.
Практика показывает, что использование таких методов управления дает положительные результаты. Тем не менее мы продолжаем исследовать, совершенствовать и искать новые решения. Мы все время находимся в поиске новых девайсов и программ, которые позволят нам быть эффективными и оперативными.
Опубликовано в газете "Бизнес&Власть" и на сайте and.kz.