Алия Сабырбаева, сертифицированный коуч, ассистент программ компании Step&Grow и представительства Erickson International в Средней Азии и на Кавказе. Опубликовано в газете "Бизнес&Власть".
«Каждый день становись более искусным, чем ты был до этого, а на следующий день — более искусным, чем сегодня. Совершенствование не имеет конца», — это слова Ямамото Цунэтомо.
Япония — это страна, прошедшая за короткий промежуток времени путь от упадка после Второй мировой войны к процветанию и успеху. Немаловажную роль в этом сыграл их подход к жизни — стремление к совершенству во всем, основа которого — эффективное управление временем. Один из подходов, разработанных ими, — философия кайдзен, которая состоит из 5 простых принципов. Именно благодаря применению этого подхода многим японским компаниям удалось так быстро восстановиться и нагнать потерянные мощности.
Эти принципы применимы как на работе, так и в личной жизни. Рассмотрим их подробнее.
Сортировка
Старайтесь избавиться от всего лишнего, от всего того, что будет вам мешать или отвлекать. Начните со своего рабочего места. На столе должны остаться только вещи и бумаги, которыми вы пользуетесь ежедневно. То, чем вы пользуетесь чаще раза в месяц, нужно хранить где-либо на рабочем пространстве. Остальное нужно убрать в отдаленное место или выбросить. Если вы не можете определиться с тем или иным предметом, поместите его в «карантин» и понаблюдайте, как часто вы им пользуетесь. По аналогии поступите с файлами в компьютере, контактами и почтой.
Особое внимание уделите задачам. Для этого удобнее будет завести рабочий дневник для записи задач. Составьте список и подумайте, какие из них меньше всего соотносятся с вашей основной работой. Какую-то часть можно сократить до минимума (проверка почты, работа с документами), некоторые можно делегировать тому, к чьей специализации они больше относятся. Подумайте, что лишнее, и избавьтесь от этого. И подумайте над тем, какие простые изменения можно внести в рабочий процесс.
Самоорганизация
После того как вы отбросили все лишнее, определите место для каждой вещи. Старайтесь достичь того, чтобы места были удобные и интуитивно понятные. Также выработайте в себе привычку все класть на место. Используйте правило «30 секунд»: если вещь не нужна в течение 30 секунд, положите ее на место.
В рабочем дневнике для каждой задачи определите время и выстройте их в необходимом порядке. Самые важные запланируйте на часы максимальной продуктивности. Повторяющиеся задачи старайтесь делать в одно и то же время. Напротив каждой задачи в списке отмечайте потраченное время, это поможет вам выявить слабые места.
Содержание в чистоте
Постоянно поддерживайте чистоту на рабочем месте. Если какие-то бумаги стали вам не нужны, сразу же уберите их или выбросьте.
То же касается и списка дел. Задачи, занимающие не больше двух минут, нужно делать сразу, не засоряйте ими список. А те задачи, которые не в вашей компетенции, делегируйте незамедлительно. В конце дня внесите необходимые заметки в дневник… и забудьте о работе, когда окажетесь за порогом офиса. Отвлекаясь от задач и возвращаясь к ним через некоторое время, вы увеличиваете свои шансы найти интересное и свежее решение.
Стандартизация (систематизация)
Со временем в вашем распорядке появятся неизменные участки, значит, пришло время сделать из этого систему. То есть каждый день нужно выполнять все по этой схеме. Следуйте ей, и вскоре вы увидите результаты.
Совершенствование
Соблюдая первые четыре принципа, вы будете формировать новый способ своей работы. В процессе вы должны постоянно думать о том, как можно усовершенствовать данную систему. Не останавливайтесь на достигнутом, совершенству нет предела!